让你的电子信箱变得更顺手
考虑到我们处理电子邮件所花费的时间 -- 查邮箱、读邮件、写邮件，偶尔还需要点击附件，我们会怀疑自己也许不该这样浪费时间。你会觉得我们应该在组织邮件方面多下点功夫。
也许你和世界上的芸芸众生一样，几乎你收到的每封电子邮件都留在收件箱中，等著它在那里积攒灰尘、蜘蛛网，成为电子垃圾。有些邮件甚至可以追溯到大宪章(Magna Carta)时代。你对待电子邮件的基本态度就是：来了就读。如果你工作的政府部门或公司里雇员超过10人，你就把邮件抄送给尽可能多的同事，希望自己不用做更多工作来处理它了。这种态度也适用于发送出去的邮件：你上来就写，主题通常是有启发作用的词语，比如'会议'，'提案'什么的，然后发送，脑子里只留下一个模糊的印象：自己究竟是否保存了备份？如果有，那么保存在哪里了？等等。
在医学界，这种症状被称为'电子邮件慢性肿大病'。目前已知的唯一治疗方法就是'严格控制好你的收件箱'，以下是诀窍：
首先，不管你使用的是何种电子邮件程序，即便你是通过浏览器以及雅虎(Yahoo!)或Hotmail的服务登陆电子邮箱的，你都应该把自己的收件箱看作是候车室或休息室。在每次行程结束的时候，都要清理一空。这也就是说，要么你应把所有读过的邮件统统删除，要么更现实一点，把邮件从收件箱中转移到其他邮箱或文件夹中。所以，你应该花些时间建立一些文件夹和子文件夹，一旦自己读过邮件，就把它们从收件箱中移除。我有大约20几个文件夹，用起来很顺手，尽管我也正在尝试寻找避免成为电子邮件囤积者的途径。告诉你一个诀窍，这是效率学方面的专家大卫-艾伦(David Allen)的秘诀：创建一个名为'备忘录'的特殊文件夹，把它当作盛放你所收到的、但仍需处理的邮件的信箱。（如果你想确保这个邮箱在你按照字母顺序排列的邮箱列表中总是处于前列，你可以把文件夹名改为'！备忘录'）最重要的法则是：让你的收件箱始终保持为空。
如果你有大量的邮件，那么移除工作会很耗时，因此你必须建立过滤器。过滤器会让电脑自动将那些主题、发件人、收件人等栏中包含某些特定词汇的邮件直接转移到特定的文件夹。这样，你只要设一个过滤器搜寻邮件地址，你所在团队的同事发来的任何邮件都会转移到指定的邮箱中。当收到邮件之后，它们会被自动分配到对应的文件夹。尽可能多地建立你需要的过滤器。那样，你会节约时间，并且不会因为这种公认的最令人厌倦的方式度过你的一天。另一个诀窍：确信过滤器对发出的邮件也起作用，这样，所有你写的邮件就不会堆积在发送箱里，而是保存在某个相关的邮箱里。
如果你做了所有这些工作，你的电子邮件系统将看上去更有秩序，速度更快。当然，你还有改进的空间。让地址薄有条有理也会令发信过程更加简便。有些电子邮件程序能自动将接收或发出的所有邮件地址加入到你的地址薄中，这样固然不错，但也可能让地址薄里塞满了垃圾。偶尔查阅一下你的地址薄，删除你再也不会使用的邮件地址，如果程序支持的话，最好确定每个邮件地址都有一个你能轻易识别的别名。邮件别名是指方便用户记忆的电子邮件的简称，比如说，你不需要记忆一个像[email protected]那样复杂的邮件地址，你可以给它取个Harry home的别名。当你需要发一封个人邮件给Harry的时候，只需要在地址栏中键入Harry home，邮件系统会自动识别，并自动完成剩余内容的输入。这能节省很多时间。
主题栏是节省时间、保持收件箱整洁的好机会，但也是被浪费的机会。举例来说，我给一家公司发一封邮件，我会在主题栏中首先键入'媒体问询'，然后写上这家公司或产品的名称。他们很可能在回信的时候保持原来的主题栏不变，这就意味著我所需要做的就是：用'媒体问询'设个过滤器。这样，所有的往来邮件都将保存在一个特定的文件夹中。有些好的邮件程序，比如Poco Mail推出的新款Barca（通过www.pocosystems.com网站购买，售价60美元），能允许你改变已经收到的邮件的主题栏。所以，上述操作将变得更容易。首要的法则是：给电子邮件起个有用的主题，尽可能独特，让主题尽量包含可以用作过滤器的词语。
实际上，我会建议你更勇于冒险，尝试常用软件之外的电子邮件系统。常用的Outlook、Outlook Express和Eudora有自己的优点，但除了它们外还有很多其他选择，那些软件有让整理电子邮件更轻易的功能。
我最喜欢的还是Courier（从www.rosecitysoftware.com网站购买，售价30美元）。它可以让你给邮件标上不同的颜色，比如所有与印度尼西亚相关的邮件都显示紫色。但现在还有新上市的两款软件，有些功能令人艳羡：一款是本月推出的新版Bloomba（从www.statalabs.com 网站购买，售价60美元），带有强大的搜索功能，使这款电子邮件程序变成了数据库。另一款是新版Barca，它充份反映出了对如何更好地使用电子邮件的深刻思考。
总而言之，你在建立系统方面花费的时间越多，那么你浪费在寻找邮件上的时间就越少。你就不会在重要的会议开始前，一边埋头在一大堆邮件中，一边嘟囔著'我要找的邮件到底在哪儿'？
以下是loosewireblog.com上刊登的诀窍：
我所说的并没有对如何整理电子邮件的问题盖棺定论。你可能更喜欢简洁，而不喜欢复杂，这样你也许愿意尝试其他一些功能更少、却相当好用的电子邮件系统。
比如说，Opera browser（网站www.opera.com），附带相当成熟的电子邮件程序；另外，开放源代码浏览器Firefox的绑定电子邮件产品Thunderbird（网站www.mozilla.org）也非常受青睐。
然后就是网上邮件系统，像Hotmail之类的。我一直避免使用它们，因为我经常带著笔记本电脑出差，而我发现网上邮件系统有些慢。但是由于很多网吧提供的互联网接入速度与日激增，所以越来越多的职业人士开始使用网上邮件。鲍伯-库里南(Bob Cullinan)是加州的媒体顾问，经常出差，他认为，网上邮件系统让他能在地球上的任何一个角落进入邮箱。
网上邮件系统另一个诱人之处在于Gmail（网站gmail.google.com）的出现，它有1 G的免费存储空间。其他电子邮件服务还有差距，除非在网上能存储多少邮件已经不再是个问题。网上邮件系统会怎样改变你使用电子邮件的习惯？
海因茨-沙比茨切(Heinz Tschabitscher)表示，网上邮件系统是发展的方向。他是在信息门户网站about.com（网址e-mail.about.com）上写有关邮件的文章的作家。他认为，由于Gmail能提供电子邮件的快速搜索，相同话题邮件的自动链接或索引等服务，所以，就没有必要再建立个人文件夹了。
网上邮件系统还有一个优势：如果你的电脑中了病毒，被摔了或偷了，你不会丢失全部的邮件，因为它们都存储在互联网上。如果你正在使用电子邮件程序，还有其他办法实现这个目标：就是因特网信息访问协议(IMAP,Internet Message Access Protocol)。简捷地说，IMAP就是让你的收件箱更智能地与伺服器对话，而在你下载前，所有邮件都存储在伺服器上。很多人使用的是旧的邮局协议(POP,Post Office Protocol)，该协议只能找到你的邮件帐户，将上面的内容全部下载到你的电脑上。你的邮件只能在一个地方，或者是伺服器，或者是你的电脑。
但是，IMAP能创建两个你的收件箱的备份，并确保两个备份都在你的伺服器和你的电脑上，看上去完全一样。当然，事情不仅如此，但这是基本理念。好处在哪里呢？一方面，只要你有邮件程序，能记住自己的设置，你在任何地方都能够查阅邮件。第二，由于你有两个邮箱的备份，所以你永远也不会丢失邮件了。缺点在于：由于某种原因，支持IMAP的程序不多，或者说能很好地支持IMAP的程序不多。如果你胆子大，可以试试。
我的建议是：使用Thunderbird，看起来它比大多数程序都能更好地支持IMAP。
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