項目管理學習筆記之十二消除爭端:解決問題和制定對策
作者: CCBZZP
在前面的內容中已經介紹了項目管理的常用方法,我們討論了如何規划一個項目,及在執行的過程中要做些什么,和怎樣使項目成功。然而生活從來就不是那么簡單的,我們在項目的管理過程中會遇到大小不同的許多問題,沒有一天不出現問題,每一天都要做出決定,而這些決定將影響到項目的結果。你經常遇到的問題會不同的,而不同的問題也要用不同的方法來解決。
我們一般用到的解決問題的方法包括以下的步驟:
1>. 問題是什么?
2>. 理想的解決方案是什么?
3>. 尋找一些解決方案。
4>. 實施一個或多個的解決方案。
現在讓我們來看看如何實施這些步驟。
第一個步驟是: 問題是什么?我們要做的第一件事情就是了解問題是什么?你可能在真正理解問題之前就已經開始解決它,但是你還是要知道可能發生的下列情況:
1>. 有時候,所陳述的問題不一定是真正的問題。
2>. 有時候,問題是按照解決辦法的方法進行陳述的。
3>. 有時候,即使對問題做了正確的陳述,但是為了找到解決辦法,你還需要從更大的范圍和角度來看待這個問題,識別一個問題的最好辦法就是陳述問題。
第二個步驟是:理想的解決方案是什么?你可能永遠都不會見到和實施理想的解決方案,但是了解它也是很有价值的事情,理想的解決方案是什么?什么是理想的解決方案?它和我們平常的解決方案差別在哪里?
如果沒有任何的約束和限制,你可以把方案做到什么程度?等等這些疑問都需要我們去尋找更好的方案。
第二個步驟是:尋找一些解決方案。下面介紹一些可行的方法。
頭腦風暴法: 這是一种好的技巧,這种技巧讓一些人做在一起,然后讓他們把解決問題的所有的辦法都寫下來,不管方法如何的艱難都寫下來,然后再重新逐個研究這些方案,找出比較合适的一個或几個方案。
什么都不做法: 這是一种先放置不管的辦法。當想到項目的時候就想到一些瘋狂的活動,通過這些活動使項目完成,倘若什么都不做就把問題解決,你不覺得這是一种很有意思的事情嗎?是不是很有吸引力?什么都不做法有如下的几種:
1>. 确實什么都不做,不管你真的相信問題已經解決或自己會消失,反正你決定不采取任何行動。
2>. 下次再看,你決定什么都不做,等過一段時間再來去解決,可能就會有新的發現,我在程序開發和項目管理過程中經常在遇到搞不定的問題時候,就放下不做,等過一段時間再來看就會柳暗花明。
3>. 收集信息法,你去收集很多的和之有關的信息,在你收集信息的過程中可能就會發現解決問題的方法。
4>. 築起堡壘法,這种方式是在你決定什么都不做,并且也不讓別人知道你什么都不做時候用的,經典的應用是在一個人要求你提升他到一個更高的職位時,你要堅持說"不!",直到他走開!
逐步解決問題法: 這是一种非常有效的方法,它証明諺語"不管白貓黑貓,抓住老鼠就是好貓",這种方法是与前面的立即解決問題方法不同,它是能在一個更長的時間范圍內解決問題的方法。當你遇到一個問題,知道它會變得更加棘手,并且确信如果沿著前面的路前進就會失敗,那么要做的第一件事情就是把它列到工作日程表上,你今天不去解決,等以后再慢慢解決,這樣你可以利用休息時間和大家在聊天的時候去隨便討論一下這個問題,接著寫一份報告看看問題是怎么樣的,這個過程一直持續下去,直到你想得到的東西。在任何一個階段,如果發現事情不朝你希望的方向前進,就回頭等待,然后再繼續向前。
把別人放在自己的位置上,這也是詢問他人理想的解決方案的一种方法。
把自己放在別人的位置上,從別人的角度來看待問題。
把它看成一個項目,用結构化的項目管理方法。
做一個交易,"如果你做好那件事情,我將會怎么樣;如果你做那件事情,我就會做這件事情。
發怒,發怒通常是有害的,但是有時候也是有效的。
鼓舞人心的談話,有時候人也需要一點精神上的鼓勵的,一次很有用的談話就如在拳擊比賽中教練在比賽中途中給隊員的東西,但是在談話的過程中要充分的把握好自己的心態,談話要恰到好處,不要過火,否則會起反作用的。
表示謙卑,這可能是很難忍受的一种方法,但是有些時候把問題搞糟的時候,道歉是唯一的辦法,許多人在向下級道歉時會感到很困難,其實有時候它确是一种很好的辦法,這种辦法只有在你走投無路的時候才去使用它,因為它十分复雜和危險,有時候會產生事与違愿的結果。
第四個步驟是:實施一個或多個的解決方案。下面的方法可以幫助你從一堆方案中選擇一個:
1>. 寫下每個方案的优勢和劣勢。
2>. 不要指責他人,至少在他們在指責你之前不要這樣做,如果你已經發現解決問題的方法之一包括要指責另一個人,那么最好不要選擇這种方法,除非他們已經開始指責你了,這樣就會保持問題在相對和平的狀態,除非另一方公開了敵對的態度。
3>. 選擇合适的時間,時机就是一切,我的一個客戶在周末回來上班后就心情不好或非常嘮叨,我在周一就不打電話給他。
4>. 如果一個方法不湊巧,就試驗另一個,任何問題都會解決的,不能在一個辦法上被套死。
5>. 如果解決方案有潛在的危害,把它留第二天解決,如果你想猛烈批評一個人,或者想嚴厲指責他人,或者做一件可能會讓你陷入麻煩的事情,不管這件事情是什么,它都會產生嚴重的后果,那么建議你留給第二天去解決,這樣你有時間靜下心來仔細的考慮,到第二天如果你還認為是最好的方法,那么就去做吧。
6>. 不要讓事態惡化,當然可以等待合适的時机,但是不要拖延,不要讓事情繼續惡化,如果真的是那樣,那么事情就會變得越坏,應當盡快采取切實可行的方法來消除爭端。
待續...
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